PENGADAAN PERBEKALAN

PENDAHULUAN

1.      Latar belakang Masalah

Terjadinya peningkatan jenis, volume, intensitas peralatan, dan perlengkapan serta perkembangan tekhnologi yang semakin pesat mengakibatkan manajemen perbekalan dewasa ini menjadi semakin kompleks. Pengadaan sebagai salah satu fungsi dari manajemen perbekalan menjadi semakin kompleks pula, sehingga dalam penyelenggaraannya perlu mendapatkan perhatian khusus. Pengadaan tersebut sudah sangat teknis, menyangkut pihak luar dan dalam penyelenggaraannya terkait berbagai kebijaksanaan nasional dan pemerintah yang telah dituangkan dalam berbagai produk hukum.

Pengadaan perbekalan merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan kebuutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. Dalam kaitannya dengan pengadaan peralatan dan perlengkapan milik pemerintah, kebijaksanaan pemerintah yang harus dilaksanakan antara lain, bahwa pembelian barang supaya mengutamakan barang-barang produksi dalam negeri khususnya yang dihasilkan oleh para pengusaha golongan ekonomi lemah. Apabila penyelenggaraan manajemen perbekalan ini ditinjau lebih dalam lagi akan terlihat adanya peraturan-peraturn yang parsial dan dapat berbeda-beda dalam penafsiran serta penerapannya di berbagai departemen atau lembaga pemerintah. Hal ini timbul karena dalam lingkup nasional belum ada wadah terpusat bagi bidang perbekalan (termasuk pengadaannya) yang bertugas untuk mengayomi, mengkoordinasi, mensikronisasi, dan mengintegrasikan penyelenggaraan manajemen perbekalan.

Sehingga sekarang telah banyak sorotan diarahkan pada berbagai masalah terutama seputar tentang pengadaan perbekalan, antara lain karena banyaknya penyimpangan dalam perencanaan, pelaksanaan, maupun pengawasannya. Upaya pemberantasan korupsi khususnya di bidang ini hanya akan efektif jika diikuti dengan pencegahan dan upaya deteksi dini penyimpangan. Masalah timbul ketika sementara pihak mengkaitkan upaya pemberantasan korupsi dengan keengganan aparat birokrasi untuk menjadi pimpinan proyek pengadaan barang dan jasa untuk kepentingan pemerintah – bahkan ada yang menyebutnya negative deterrent effect dari upaya pemberantasan korupsi. Kemudian pemerintah mengeluarkan Keppres No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Tapi masalahnya, justru aturan ini yang paling banyak dilanggar dalam kasus-kasus korupsi yang terbongkar.

Dalam kegiatan pengadaan perbekalan terdapat berbagai macam alternatif maupun sistem yang dapat ditempuh. Di sisi lain, ada berbagai macam pertimbangan yang harus diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan pilihan atas cara dan sistem yang hendak dilaksanakan. Di samping itu, terdapat beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan tindakan dalam rangka pengadaan perbekalan. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian merupakan cara yang paling sering dilakukan oleh suatu organisasi pada umumnya. Sehubungan dengan hal itu, uraian dan bahasan mengenai pengadaan perbekalan dengan cara pembelian mendapat porsi yang relatif besar dalam bab ini.

2.      Rumusan Masalah

a.       Bagaimanakah sistem pengadaan perbekalan di instansi pemerintah?

b.      Metode apa saja yang dipergunakan dalam pengadaan perbekalan?

c.       Bagaimana cara-cara pengadaan perbekalan dan faktor apa saja yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam upya menetapkan dan menentukan kebutuhan perbekalan?

PEMBAHASAN

Pengadaan perbekalan merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan kebuutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabka. Serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan dari kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan sampai dengan penerimaan perbekalan. Setiap tahap dan langkah kegiatan pengadaan perbekalan tersebut harus mendapat perhatian secara proporsional guna mendukung kinerja setiap unit kerja maupun mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan. Pengadaan tidak selalu dilaksanakan dengan pembelian, tetapi didasarkan atas pilihan berbagai alternatif dengan berpedoman pada prinsip alternatif mana yang paling praktis, efisien, dan efektif. Pengadaan dapat dilakukan dengan cara pembelian, penyewaan, peminjaman, pemberian, penukaran, pembuatan dan perbaikan.

A.     Cara-Cara Pengadaan Perbekalan

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan. Beberapa alternatif cara

pengadaan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut:

1.      Membeli

Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan

organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier

untuk mendapatkan sejumlah perbekalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Setelah transaksi jual-beli ini selesai, barang/perbekalan yang telah dibeli menjadi hak rnilik organisasi. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi.

2.      Meminjam

Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan) dalam bentuk apa pun. Pemenuhan kebutuhan  dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan perbekalan yang sifatnya sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.

3.      Menyewa

Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari

pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan perbekalan bersifat sementara dan temporer.

4.      Membuat Sendiri

Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus memperhatikan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila dibanding kan dengan cara pengadaan perbekalan yang lain.

5.      Menukarkan

Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan

menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara pengadaan perbekalan ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak, dan perbekalan yang ditukarkan harus merupakan perbekalan yang sifatnya berlebihan atau perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna lagi.

6.      Substitusi

Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara

mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu

kebutuhan tertentu.

7.      Pemberian/Hadiah

Pemberian (hadiah) merupakan cara pemenuhan kebutuhan dengan menggunakan perbekalan yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain.

8.      Perbaikan/Rekondisi

Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan perbaiki perbekalan yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu

unit perbekalan maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen perbekalan yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit perbekalan, dan pada akhirnya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat dioperasikan, dan

kebutuhan perbekalan dapat dipenuhi.

Di antara beberapa alternatif itu tentunya tidak dapat kita katakan bahwa ada

satu cara yang paling efektif dan efisien, tetapi pemilihan suatu alternatif pengadaan

perbekalan di antara beberapa alternatif tersebut sangat tergantung dari sifat kepentingan dan kebutuhan, kondisi organisasional, maupun pertimbangan citra baik organisasi. Sebagai contoh, apabila kebutuhan perbekalan sifatnya sementara dan tidak selalu digunakan, akan lebih tepat cara pengadaan perbekalan yang dilakukan adalah dengan menyewa, bukan dengan cara membeli karena setelah kegiatan selesai, barang tersebut tidak digunakan lagi. Dengan demikian, apabila dilakukan dengan cara membeli tentunya merupakan tindakan pemborosan. Penentuan cara pengadaan perbekalan, juga harus mempertimbangkan kondisi organisasional. Sehubungan dengan hal ini, dapat di ambil contoh, apabila kondisi keuangan suatu organisasi untuk sementara tidak memungkinkan, cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dapat dilakukan dengan cara meminjam misalnya, sehingga pemenuhan kebutuhan perbekalan tidak harus dengan cara pembelian. Namun demikian, suatu organisasi dalam pengadaan perbekalan pun harus tetap mempertimbangkan citra baik organisasi, dalam arti suatu organisasi jangan sampai memperoleh "cap" sebagai organisasi yang "tukang pinjam barang" karena terlalu seringnya meminjam barang pada instansi atau unit kerja lain.

B.     Sistem Pengadaan Perbekalan

Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan sistem pengadaan perbekalan. Sistem pengadaan perbekalan tersebut meliputi sistem sentralisasi, sistem desentralisasi dan sistem campuran.

1.      Sistem Campuran

Sistem sentralisasi dalam pengadaan perbekalan yaitu cara pengadaan perbekalan di mana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja tertentu sehingga segala macam peng adaan perbekalan dalam organisasi hanya dilayani oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.

Pengadaan perbekalan dengan menggunakan sistem sentralisasi memiliki kelebihan dan kekurangan. Beberapa kelebihan penggunaan sistem sentralisasi

tersebut adalah sebagai berikut:

o       Dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya dengan menerapkan

sistem sentralisasi ini pengadaan/pembelian dilakukan dalam partai besar

sehingga organisasi/perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan oleh penjual (pemasok);

o       Dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost)

sehingga akan mendukung efisiensi.

o       Dapat mendukung program standardisasi dan sistem pertukaran logistic antar bagianmu

Adapun kekurangan-kekurangan dari penggunaan sistem sentralisasi ini adalah

sebagai berikut.

o       Kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan tidak cepat

dilayani dan dipenuhi karena bagian pembelian masih menunggu daftar

kebutuhan perbekalan dari unit-unit kerja yang lain ataupun karena prosedur

pengajuan maupun distribusi penyampaian perbekalan yang berliku-liku/birokratis sehingga tentunya akan dapat mempengaruhi tingkat efektifitas dan efisiensi kerja unit unit kerja dan organisasi secara keseluruh.

o       Pemenuhan permintaan kebutuhan perbekalan pada unit unit kerja sebagai

pengguna (user) dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama

berkaitan dengan spesifikasi barangnya maupun waktunya, karena bagian

perbekalan khususnya bagian pengadaan perbekalan tidak mengetahui persis

kebutuhan masing-masing unit kerja.

2.      Sistem Desentralisasi

Sistem desentralisasi yaitu sistem pengadaan perbekalan, di mana kewenangan pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-masing unit kerja. Dengan sistem desentralisasi ini pun memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan.

Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu sebagai berikut:

o       Kebutuhan atas perbekalan dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat

dipenuhi sesuai dengan kebutuhan;

o       Menjamin ketepatan pembelian perbekalan karena masing-masing unit kerja

mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhan perbekalannya.

Adapun kekurangan-kekurangan dari sistem desentralisasi ini meliputi:

o       Ada kecenderungan masing-masing unit kerja untuk memiliki perbekalan

(barang-barang) baru, padahal perbekalan yang ada masih berdaya guna

sehingga hal ini akan menimbulkan tertumpuknya barang-barang yang tidak

diperlukan di beberapa bagian. 

o       Terdapatnya bermacam-macam perbekalan yang berbeda-beda bentuknya,

ukuran, dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak mendukung program

standardisasi dan normalisasi, sekaligus tidak mendukung kemungkinan

pertukaran perbekalan antarbagian/ unit kerja dalam suatu organisasi.

o       Biaya per satuan barang relatif lebih besar, karena pembelian dengan sistem

ini tentunya dalam partai yang lebih kecil bila dibandingkan apabila

menggunakan sistem sentralisasi sehingga otomatis jumlah potongan yang

diberikan penjual juga relatif lebih kecil.

o       Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi.

3.      Sistem Campuran

Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja, khususnya kebutuhan perbekalan yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasional unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi organisasi. Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit atau beberapa unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila kebutuhan perbekalan bersifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem desentralisasi.

Beberapa hal yang dapat dijadikan acuan untuk menetapkan sistem pengadaan perbekalan yang akan diterapkan oleh suatu organisasi dari beberapa alternatif sistem pengadaan perbekalan tersebut selain berdasarkan keterkaitan jenis perbekalan dengan kebutuhan perbekalan unit-unit kerja, juga dapat bertolak dari pertimbangan ukuran organisasi, profesionalitas (kompetensi dan sikap mental) pegawai, dan kompleksitas dan tingkat beban kerja unit-unit kerja.

C.     Perencanaan Pengadaan dan Penentuan Kebutuhan

Perencanaan pengadaan perbekalan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan dalam upaya untuk mengadakan kebutuhan berkaitan dengan penentuan kebutuhan, cara-cara pengadaan/prosedur pengadaan, maupun aturan-aturan yang harus diperhatikan dan dipatuhi dalam pelaksanaan pengadaan perbekalan. Sebagaimana kegiatan perencanaan pada umumnya, dalam perencanaan perbekalan pun senantiasa merujuk pada pertanyaan what (apa), why (mengapa), when (kapan), where (di mana), who (siapa), dan how (bagaimana).

Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan perbekalan, ada beberapa faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut.

1.   Faktor Fungsional

Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan keberadaan perbekalan tersebut akan memperlancar proses pelaksanaan pekerjaan dan akan mempengaruhi hasil kerja (output) baik berkaitan dengan kuantitas maupun kualitas output sesuai dengan fungsi jenis perbekalan tersebut.

2.   Faktor Biaya dan Manfaat

Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan bahwa dengan sejumlah pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah paling tidak memperoleh manfaat yang sepadan dengan sejumlah biaya yang telah dikeluarkan tersebut. Sehubungan dengan hal ini, tidak boleh mengabaikan kualitas barang yang dibutuhkan, sumber barang yang harus dapat dipertanggungjawabkan, dan jangka waktu atau umur pemakaian barang yang paling menguntungkan.

3.   Faktor Anggaran

Dalam pengadaan perbekalan harus senantiasa mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam organisasi. Dengan memperhatikan faktor ini maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan perbekalan maupun berbagai macam alternatif jenis dan spesifikasi barang maupun cara-cara pengadaan perbekalan dengan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi.

4.   Faktor Keamanan dan Kewibawaan (Prestise)

Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan pejabat pemakai perbekalan tersebut untuk mendukung dan menjamin keamanan sesuatu yang berkaitan dengan jabatannya dan kewibawaan, baik bagi pejabat yang bersangkutan maupun bagi lembaga, baik dilihat dari publik internal maupun publik ekstern organisasi.

5.   Faktor Standardisasi dan Normalisasi

Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan adanya standardisasi dan normalisasi yang ditetapkan organisasi. Standardisasi merupakan pembakuan mengenai jenis, ukuran dan mutu suatu perlengkapan (perbekalan). Sementara normalisasi merupakan pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasar standar yang telah ditetapkan.

Penetapan kebutuhan perbekalan merupakan bagian kegiatan pengadaan perbekalan yang cukup krusial dan strategis karena kegiatan ini sangat menentukan tingkat efektivitas kerja setiap unit kerja sekaligus tingkat efisiensi organisasi secara keseluruhan. Hal ini disebabkan apabila terjadi kesalahan dalam penentuan kebutuhan akan mempengaruhi kuantitas maupun kualitas hasil kerja suatu unit kerja. Di samping itu, kesalahan dalam penentuan kebutuhan merupakan tindakan pemborosan. Hal ini bisa dimengerti karena perbekalan yang sebenarnya bukan merupakan kebutuhan ataupun belum seharusnya diadakan, kemudian diadakan, dan sebaliknya perbekalan yang sebenarnya sifatnya mutlak diadakan, justru tidak diadakan. Untuk mendukung efektivitas dan efisiensi kerja organisasi, hendaknya pengajuan usulan dan permintaan pengadaan/pembelian barang, khususnya untuk barang-barang nonrutin dilakukan secara periodik dengan menyesuaikan jadwal penyusunan anggaran tahunan organisasi. Setelah seluruh kebutuhan perbekalan dari unit unit kerja terkumpul sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan, pihak-pihak yang kompeten dalam pengambilan keputusan pengadaan perbekalan akan memulai proses penyusunan daftar nominasi barang.

Secara teknis ada beberapa tahap dalam penentuan kebutuhan perbekalan, khususnya untuk kebutuhan perbekalan nonrutin. Beberapa tahap dalam penentuan

kebutuhan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut :

o       Menyusun seluruh nama-nama barang (perbekalan) yang dibutuhkan dengan

selalu mempertimbangkan relevansi usul an perbekalan dengan fungsi unit kerja

tertentu yang mengusulkan, pertimbangan biaya dan manfaat, maupun

kepentingan dan tujuan organisasi secara keseluruhan;

o       Menyusun daftar nama-nama kebutuhan perbekalan tersebut berdasarkan skala

prioritas : mutlak-penting-perlu.

-    Mutlak, artinya bahwa pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifatnya

sangat mendesak dan harus ada.

-    Penting, artinya bahwa pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifatnya

mendesak.

-     Perlu, artinya bahwa pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifatnya kurang mendesak.

o       Menetapkan perbekalan yang pasti akan diadakan yang dituangkan dalam Daftar

Nominasi Barang (daftar nama-nama barang yang pasti akan diadakan setelah

diurutkan berdasarkan skala prioritas).

D.    Metode Pengadaan Perbekalan

Metode Pengadaan Perbekalan menurut Keputusan Bersama Menteri Keuangan Republik Indonesia dan Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional. Pelaksanaan pengadaan perbekalan dapat dilakukan dengan metode:

o       Pelelangan adalah pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara terbuka untuk umum dengan pengumuman secara luas melalui media cetak dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum serta bilamana dimungkinkan melalui media elektronik, sehingga masyarakat luas/dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya. Bila calon penyedia barang/jasa diketahui terbatas jumlahnya karena karateristik, kompleksitas dan atau kelangkaan tenaga ahli atau terbatasnya perusahaan yang mampu melaksanakan pekerjaan tersebut, pengadaan barang/jasa tetap dilakukan dengan cara pelelangan.

o       Pemilihan langsung adalah pengadaan barang/jasa tanpa melalui pelelangan dan hanya diikuti oleh penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat, yang dilakukan dengan cara membandingkan penawaran dan melakukan negosiasi, baik teknis maupun harga, sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan

o       Penunjukan langsung adalah pengadaan barang/jasa dengan cara menunjuk langsung kepada 1 (satu) penyedia barang/jasa.

Swakelola adalah pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri, alat sendiri atau upah borongan tenaga.

E.     Pengadaan Logistik dengan Cara Pembelian

Secara empiris, di antara beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan, cara

pengadaan perbekalan dengan pembelian merupakan yang dominan dilakukan oleh setiap organisasi. Oleh karena itu pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini akan dibahas secara lebih terperinci dan mendetail.

1.      Tujuan/Orientasi Pembelian

Pada tahap perencanaan, pelaksanaan, maupun evaluasi pembelian perbekalan, setiap organisasi hendaknya senantiasa memperhatikan dan berpedoman pada tujuan dan atau orientasi pembelian itu sendiri. Adapun tujuan/orientasi pembelian tersebut adalah untuk mendapatkan perbekalan/material yang tepat, baik tepat mutu, tepat jumlah, tepat waktu, tepat sumber, tepat harga, tepat lokasi, dan tepat peraturan.

o       Tepat Mutu

Mutu yang terbaik dari suatu barang ialah bila barang yang dibeli dengan biaya terendah dapat memenuhi kebutuhan sebagaimana maksud barang tersebut dibeli. Dengan demikian pembelian barang hendaknya sesuai dengan

spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.

o       Tepat jumlah

Tepat jumlah (quality)artinya pembelian barang hendaknya dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan (tidak kurang dan tidak berlebihan).

o       Tepat waktu

Tepat waktu artinya barang sudah tersedia pada saat dibutuhkan. 

o       Tepat sumber

Tepat sumber artinya barang/material diperoleh dari sumber yang

memenuhi persyaratan, antara lain sumber legal, punya kemampuan keuangan

yang dapat diandalkan, punya keahli an dalam bidangnya, dan terpercaya

o       Tepat harga

Tepat harga artinya, harga dalam pembelian adalah harga yang wajar

sesuai dengan situasi dan kondisi pasar pada waktu itu, yang diperoleh dari

riset pasar dan analisis biaya dan harga.

o       Tepat tempat/lokasi

Tepat tempat/lokasi artinya, barang dikirim ke tempat yang sesuai dengan

permintaan user atau pemesan.

g. Tepat peraturan

Tepat peraturan dalam arti pembelian dilaksanakan dengan mengikuti

peraturan yang diberlakukan, baik oleh pemerintah maupun perusahaan.

2.      Siklus Pembelian dan Pengelolaan Administrasi

Pengelolaan administratif dalam pengadaan perbekalan pada dasarnya merupakan perwujudan sekaligus konsekuensi dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang dibangun dan dilembagakan oleh suatu organisasi. Sehubungan dengan hal itu, pengelolaan administratif dalam pengadaan perbekalan merupakan suatu implementasi dari serangkaian aktivitas yang harus dilakukan oleh suatu unit kerja atau pejabat tertentu menurut rangkaian urutan kerja secara teratur dan relatif permanen (tetap) di dalam pengadaan perbekalan.

Dengan demikian, pengelolaan administratif dalam pengadaan perbekalan

tidak bisa dilepaskan dari serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan itu sendiri.

Karena pengadaan perbekalan yang dilakukan oleh sebagian besar organisasi dominan dilakukan dengan cara pembelian, uraian dan pembahasan berikut lebih

mengacu dan menekankan pengelolaan administratif pengadaan perbekalan dengan cara pembelian.

Serangkaian proses dalam kegiatan pembelian perbekalan akan ditentukan oleh penetapan pilihan dari beberapa alternatif pilihan dalam cara pembelian suatu organisasi. Secara luas, pembelian dapat dibedakan atas pembelian tanpa pemesanan dan pembelian dengan melakukan pemesanan.

KESIMPULAN

Pengadaan adalah segala kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan-peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada (termasuk di dalamnya usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam bats-batas efisiensi.

Dalam kegiatan pengadaan perbekalan terdapat berbagai macam alternatif maupun sistem yang dapat ditempuh. Di sisi lain, ada berbagai macam pertimbangan yang harus diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan pilihan atas cara dan sistem yang hendak dilaksanakan. Di samping itu, terdapat beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan tindakan dalam rangka pengadaan perbekalan. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian merupakan cara yang paling sering dilakukan oleh suatu organisasi pada umumnya. Sehubungan dengan hal itu, uraian dan bahasan mengenai pengadaan perbekalan dengan cara pembelian mendapat porsi yang relatif besar.

DAFTAR PUSTAKA

Subagya M.S. 1990, Manajemen Logistik, Cetakan ke-2, Penerbit CV Haji Masagung, Jakarta.

Dwiantara, Lucas dan Rumsari Hadi Sumarto. 2004, Manajemen Logistik, Penerbit PT Grasindo, Jakarta.

www.google.com. Pengadaan Barang dan Jasa, Diakses pada tanggal 15 Juni 2009.