Rabu, 01 Mei 2013

Perbedaan Sekretaris Umum Dengan Sekretaris Pribadi


Apa perbedaan sekretaris umum dengan sekretaris pribadi? Jelaskan dan beri contoh.
Jawaban:

Pengertian Sekretaris:
Kata sekretaris berasal dari Bahasa Latin yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam Bahasa Perancis disebut secretaire, dalam Bahasa Belanda yaitu secretares, sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, maka seorang sekretaris harus bisa menyimpan rahasia dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai.
Pengertian sekretaris menurut beberapa ahli:
1.   Norma Davis dan Black Burn
Mendefinisikan sekretaris sebagai berikut seseorang yang dapat dipercaya memegang rahasia atau memperoleh kepercayaan dari atasan untuk menangani masalah surat menyurat dan mengatur pekerjaan rutin, terperinci untuk atasan.
2.   Menurut C. L Barhart
Sekretaris adalah:
a.       Seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan lain- lain untuk perorangan atau organisasi.
b.      Seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu: Menteri Luar Negeri.
c.       Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis.
d.       Sebuah meja dan rak buku diatasnya.
Perbedaan sekretaris umum dengan sekretaris pribadi:
Ø      Sekretaris umum
Sekretaris umum adalah sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena
secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik
Tugas-tugas sekretaris umum:
a)      Tugas rutin
Tugas rutin yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus.
 Misalnya:
o       Tugas membuka surat
o       Menerima tamu
o       Menyimpan surat/arsip
o       Menerima telepon
o       Menyusun dan membuat jadwal pimpinan.
b)      Tugas-tugas khusus
Tugas-tugas khusus  yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas.
Misalnya:
o       Menyusun surat-surat rahasia
o       Menyusun acara pertemuan bisnis
o       Mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan
o       Mengurus perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.
c)      Tugas-tugas istimewa.
Tugas-tugas istimewa yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain.
o       Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan
  • Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis
  • Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan.
  • Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya.
  • Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan
Contoh sekretaris umum: Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary).

Ø      Sekretaris pribadi
Sekretaris pribadi adalah sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan.
Pengertian sekretaris pribadi menurut beberapa ahli:
1.      Menurut W.J.S. Poerwodarminto
Sekretaris pribadi adalah orang yang menjadi pembantu orang lain untuk mengerjakan tulis-menulis (surat menyurat, mencatat pembicaraan, dsb).
2.      Menurut Drs. Sutiyoso
Sekretaris pribadi adalah sekretaris untuk seorang pemimpin yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantyu dan tidak membawakan orang lain.
    Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya.
Contoh sekretaris pribadi:
-         Sekretaris Direktur
-         Sekretaris Manajer
-         Sekretaris Rektor.

18 komentar:

  1. Kayanya lebih enak jadi sekretaris pribadi yah. Cukup fokus dengan satu titik kalo sekretaris umum harus fokus ke seluruh aspek Sewa kantor

    BalasHapus
    Balasan
    1. Terima kasih atas kunjungannya. Mungkin juga lebih enak jadi sekretaris pribadi namun di satu sisi juga tetap harus fokus dengan objek tugasnya yaitu pribadi pimpinan yang sangat perlu diperhatikan sekali selama dalam masa tugas/kerja bahkan terkadang jadi sekretaris pribadi bisa menyamai pendamping layaknya istri yang menemani selama pimpinan sedang bekerja. Jika nyaman dengan kondisi tersebut tentu lebih enak. itu bila didasarkan atas fokus kerjanya saja. Untuk sekretaris umum sebenarnya bukan tidak enak sebab dalam menjalankan tugasnya bisa saja dibantu oleh assisten atau pegawai lainnya untuk mempermudah menjalankan pekerjaannya tidak seperti sekretaris pribadi yg bertanggung jawab tentang pribadi pimpinan maka tanggung jawab sekretaris umum punya tanggung jawab yg lebih besar yaitu tentang lembaga/perusahaan yg ditanganinya.
      Semoga bermanfaat.

      Hapus
  2. Boss saya jadi sekretaris pribadi kepala dinas . Tapi sayaasih bingung mau ngapain . Tugas tugas buat saya juga nggak ada . Mohon boss saran nya buat saya

    BalasHapus
  3. Betul, saya sekretaris direktur di salah satu perusahaan X dan tugasnya lebih terarah dan fokus pada job description yang diperintah langsung oleh CEO. Thanks ilmunya Pak

    BalasHapus
  4. Betul, kebetulan di usia muda saya, saya diangkat menjadi sekretaris pribadi yang belum ada pengalaman apapun, rasanya cukup melelahkan.

    BalasHapus
  5. Selain mencatat pembicaraan apalagi sih Peran Fungsi dan Tugas Sekpri..???

    BalasHapus
  6. Terkait Surat menyurat... sy rasa ini harus lewat TU baru boleh.

    BalasHapus
  7. sekretaris pribadi ga punya staf ya pak

    BalasHapus
  8. saat lulus sma apa bisa jadi sekretaris pribadi seorg ceo?

    BalasHapus
  9. apa seorang s3kretaris boleh sambil kuliah??

    BalasHapus
  10. Ijin bertanya : apakah menulis biografi atasan juga termasuk ke dalam tugas sekertaria pribadi ? Mohon pencerahannya. Terimakasih

    BalasHapus
  11. Apakah ada perbedaan antara sekretaris umum dan sekretaris jendral?
    Kalau ada mohon jelaska perbedaannya, di tinjau dari fungsi dan kedudukannya secara kelembagaan

    BalasHapus
  12. saya jadi sekretaris CEO di perusahaan udah 2 tahun tugas saya cuma mencatat, ngobrol, tidur abis itu udah gitu doang saya ngarang

    BalasHapus
  13. apa saja tugas pokok sespri kepala dinas?

    BalasHapus