Perbedaan Sekretaris Umum Dengan Sekretaris Pribadi

Apa perbedaan sekretaris umum dengan sekretaris pribadi? Jelaskan dan beri contoh.

Jawaban:

Pengertian Sekretaris:

Kata sekretaris berasal dari Bahasa Latin yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam Bahasa Perancis disebut secretaire, dalam Bahasa Belanda yaitu secretares, sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, maka seorang sekretaris harus bisa menyimpan rahasia dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai.

Pengertian sekretaris menurut beberapa ahli:

1.   Norma Davis dan Black Burn

Mendefinisikan sekretaris sebagai berikut seseorang yang dapat dipercaya memegang rahasia atau memperoleh kepercayaan dari atasan untuk menangani masalah surat menyurat dan mengatur pekerjaan rutin, terperinci untuk atasan.

2.   Menurut C. L Barhart

Sekretaris adalah:

a.       Seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan lain- lain untuk perorangan atau organisasi.

b.      Seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu: Menteri Luar Negeri.

c.       Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis.

d.       Sebuah meja dan rak buku diatasnya.

Perbedaan sekretaris umum dengan sekretaris pribadi:

Ø      Sekretaris umum

Sekretaris umum adalah sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena

secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik

Tugas-tugas sekretaris umum:

a)      Tugas rutin

Tugas rutin yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus.

 Misalnya:

o       Tugas membuka surat

o       Menerima tamu

o       Menyimpan surat/arsip

o       Menerima telepon

o       Menyusun dan membuat jadwal pimpinan.

b)      Tugas-tugas khusus

Tugas-tugas khusus  yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas.

Misalnya:

o       Menyusun surat-surat rahasia

o       Menyusun acara pertemuan bisnis

o       Mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan

o       Mengurus perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.

c)      Tugas-tugas istimewa.

Tugas-tugas istimewa yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain.

o       Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan

• Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis
• Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan.
• Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya.
• Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan

Contoh sekretaris umum: Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary).

Ø      Sekretaris pribadi

Sekretaris pribadi adalah sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan.

Pengertian sekretaris pribadi menurut beberapa ahli:

1.      Menurut W.J.S. Poerwodarminto

Sekretaris pribadi adalah orang yang menjadi pembantu orang lain untuk mengerjakan tulis-menulis (surat menyurat, mencatat pembicaraan, dsb).

2.      Menurut Drs. Sutiyoso

Sekretaris pribadi adalah sekretaris untuk seorang pemimpin yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantyu dan tidak membawakan orang lain.

    Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya.

Contoh sekretaris pribadi:

-         Sekretaris Direktur

-         Sekretaris Manajer

-         Sekretaris Rektor.