Manajemen Perkantoran

Kantor diartikan sebagai tempat untuk bekerja seseorang dengan  menggunakan peralatan, seperti tulis, mesin hitung, pensil/pulpen dan alat tulis lainnya dan perlengkapan kerja seperti meja, kursi almari, telpon dll.

Kantor dilakukan pekerjaan-pekerjaan yang meliputi pekerjaan dan pemikiran dan ketatausahaaan, segala macam rencana keputusan dan hasil pemikiran lain tidak akan terwujud tanpa melalui proses ketatausahaan, dan ketatausahaan tidak mungkin menghasilkan sesuatau yang bermanfaat tanpa dibimbing atau diarahkan oleh pikiran sebelumnya

Pemikiran                  Pelaksanaan                    1.  Pekerjaan Tatausaha

                                                                     2. Pekerjaan lapangan

Keterangan

-  Pemikiran, perencanaan, dituangkan sebagai kebijaksanaan yang harus diwujudkan.

-  Perwujudan dan kebijaksanaan ialah pelaksanaan yang terdiri atas dua bentuk.

1.      pelaksanaan administratip (tatausahaan).

2.      pelaksanaan operatip (lapangan).

Tanpa pekerjaan administratip, pekerjaan operatip tdak mungkin diwujudkan.

Contoh:

Pimpinan memberikan Sk kepada bawahan, untuk pelaksanaan atas putusan tersebut dibuat konsep surat keputusan kemudian di ketik ditanda tangani oleh yang berwenang diberi nomer dan tanggal. diamplopi, dicatat dalam buku pengiriman dan dikirim kepada Osi , kemudian orang tersebut baru melaksanakan pekerjaannya.

    

Didalam pekerjaan ketatausahaan di dalam kantor ikut memegang kunci kelancaran dan efisiensi pekerjaan, kelambatan pekerjaan administratip mengakibatkan juga kelambatan pekerjaan operatip dan menimbulkan kerugian-kerugian, baik waktu, biaya, daya dan frekwensi kerja.

Pekerjaan ketatausahaan merupakan bagian kecil dalam pekerjaan kantor secara keseluruhan, karena pekerjaan tatausaha ini menyelinap di setiap pekerjaan dan struktur, maka perananya cukup penting dan perhatian yang sungguh-sungguh dari pimpinan.

Oleh karena itu pembinaan dan  koordinasi pekerjaan-pekerjaan di dalam kantor harus dilakukan dengan kesungguhan dan pengetahuan yang cukup, sehingga  berjalan dengan lancar. Hal itu merupakan tugas bagi setiap pimpinan dari atas sampai bawah terutama pimpinan kantor ( office manager).

Pengetahuan dan pengurusan terhadap masalah-masalah perkantoran makin diperlukan adanya perkembangan ilmu-ilmu pengetahuan baik ilmu manajemen itu sendiri maupun tehnologi khusus dalam bdang mesin-mesin penunjang pekerjaanperkantoran.

Dengan diketemukannya mesin-mesin komputer yang menjadi penunjang effektip sampai saat ini dalam pekerjaan-pekerjaan perkantoran (data proccessing, data analyzing) alat-alat komunikasi mutahir, metode-metode baru seperti network planning, PERT dan lainlain, menuntut kemampuan yang sesuai bagi pimpinan .

Pengertian Manajemen perkantoran (office management)

Istilah Administrasi telah diterapkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak bagi urusan-urusan perusahaan, pada akhir –akhir ini terdapat kecenderungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang telah luas bagi urusan-urusan negara. Hal ini terjadi mungkin karena penerapan-penerapan proktek-praktek manajemen perusahaan yang semakin meningkat di bidang administrasi negara.

Arthur Grager berpendapat : Office managements the funtion of administering the communication and record services of organization.  (Manajemen perkantoran adalah fungsi tatapenyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi).

Menurut William Leffingwell & Edwin Robinson.

“Office management as a funcion, is that branch of the art and science of manjement wich is concerned with the efficeent performance of office work, whenever and whrener that work is to be done”

(Manajemen perkantoran sbg suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dng pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan harus dilakukan).

Pendapat Edwin Robinson:

“Office management is concerned with the direction and supervision of office work”

(Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjanaan perkantoran),

Menurut George Terry: Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.